Email

Over het algemeen wordt een email niet direct naar de ontvanger gestuurd, maar verloopt de verzending via een of meer tussenschakels. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een aantal andere internetdiensten, met name DNS.

Een e-mailgebruiker gebruikt een bepaald e-mailaccount, bijvoorbeeld van een Internet Service Provider, een andere aanbieder van e-maildiensten zoals Hotmail of van een hostingprovider zoals D2D.

Aan een e-mailaccount is een e-mailadres gekoppeld.

Dit adres is opgebouwd uit een aantal delen:

- een gebruikersnaam
- het @-teken
- server- of ISP-naam
- het top-level domain, bijvoorbeeld .be

Voorbeeld: bert@d2d.be

Hier is:

'bert' de gebruikersnaam
'd2d' de domeinnaam
'be' de top-level-domain-aanduiding

De gebruiker schrijft de email met behulp van een emailclient of webmail-interface. Dit programma verstuurt de email vervolgens naar de mailserver waarop het mailaccount bekend is. Als de email gericht is aan een e-mailadres dat niet door deze mailserver wordt beheerd, wordt via DNS het adres van een mailserver gezocht die dat wel doet. De mailserver zal de email dan doorsturen naar deze mailserver. Deze stap kan meerdere malen worden uitgevoerd.

Vaak voorkomende begrippen in e-mailprogramma’s zijn 'CC' en 'BCC', die meestal onder het vak van de geadresseerde staat bij het schrijven van een email. Deze termen staan voor 'Carbon Copy' respectievelijk 'Blind Carbon Copy'. Dit wil zeggen dat er een kopie van de email aan een andere persoon wordt gestuurd. Bij BCC wordt deze kopie verstuurd zonder dat de originele ontvanger dit kan zien bij de geadresseerden.

POP (Post Office Protocol) is het meest gebruikte protocol voor het ophalen van email van een mailserver.

POP is een internetstandaard voor het overbrengen van email van een server naar een client (e-mailprogramma van de gebruiker) over een TCP/IP-verbinding.

POP en zijn voorgangers zijn zo gemaakt dat de gebruikers zonder constante internetverbinding (zoals dial-up-internet) hun email kunnen ophalen als ze verbonden zijn met het internet, en vervolgens de berichten kunnen bekijken en bewerken zonder dat het nodig is om met het internet verbonden te blijven.

Het is gebruikelijk dat een client verbinding maakt met een POP-server en dan alle e-mails ophaalt en lokaal opslaat. Vervolgens worden de berichten verwijderd van de server en wordt de verbinding verbroken. Daarnaast bieden de meeste clients de mogelijkheid om de berichten op de server te laten staan.

Dit is in tegenstelling tot het IMAP-systeem dat zowel een "disconnected mode" (de POP-methode) als een "connected mode" ondersteunt. Clients die IMAP gebruiken laten de berichten gewoonlijk op de IMAP-server staan tot de server ze expliciet verwijdert. Dit en andere eigenschappen van het IMAP-systeem laten toe dat meerdere clients toegang hebben tot dezelfde mailbox. De meeste e-mailprogramma’s ondersteunen zowel POP als IMAP, maar internetproviders bieden vaak geen IMAP aan.

Zowel bij het gebruik van POP als IMAP om de e-mails op te halen wordt (meestal) het SMTP-protocol gebruikt om e-mails te versturen. Emailclients worden vaak "POP-clients" of "IMAP-clients" genoemd, maar in beide gevallen wordt voor de verzending van email (meestal) gebruik gemaakt van SMTP.

Wat is het verschil tussen een maibox en SharedMail?

Bij SharedMail krijgt u bovenop het verzenden en ontvangen van email ook de mogelijkheid om agenda, taken en contacts (online) te beheren. SharedMail is vergelijkbaar met Hosted Outlook Exchange maar biedt daarenboven multiplatform en multicompany functionaliteiten.

INCOMING MAIL SERVER: mail.d2d.be
OUTGOING MAIL SERVER: cfr settings van uw provider of mail.d2d.be

Voor het verzenden van u e-mails kan u naast de uitgaande server van uw ISP (bijvoorbeeld uit.telenet.be bij Telenet), ook mail.d2d.be gebruiken.

U kan poort 2525 gebruiken indien poort 25 geblokkeerd wordt door uw provider.
Voor onze uitgaande mailserver is authenticatie met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord als de inkomende mailserver verplicht.

Onze mailaccounts beschikken standaard over een webgebaseerd e-mailsysteem, terug te vinden op webmail.d2d.be.

Een alias is een virtueel e-mailadres dat u koppelt aan een e-mailaccount. Zo kan u verschillende e-mailadressen gebruiken zonder dat u telkens een account hoeft aan te maken.

Bv. Uw naam is Bert Bibber en u heeft een e-mailaccount bert@bibber.com.
U kan hieraan verschillende aliassen koppelen zoals bv bertbibber@bibber.com, bert.bibber@bibber.com, bbibber@bibber.com, ...

U hoeft het account slechts eenmaal aan te maken in uw emailclient en ontvangt toch de berichten die uw contacten naar de verschillende adressen sturen.

Met een forward kan u e-mailaccounts (geen aliassen!) doorsturen naar een andere account. Bij ontvangst op de server stuurt deze de ontvangen mail onmiddellijk door naar het forward adres. Bijgevolg is de email enkel beschikbaar op het forward-adres. Voor een forward kan u dus eendert welk e-mailadres (ook buiten ‘uwdomein’) opgeven.

Door de instelling van een catch-all ontvangt u alle e-mails die naar uw domeinnaam gestuurd worden. Niettegenstaande u bijvoorbeeld slechts bert@bibber.com heeft aangemaakt ontvangt u voortaan ook de mails aan ernie@bibber.com. Bij het instellen kiest u het adres waarnaar alle mails gestuurd moeten worden.

Kort samengevat is spam ongevraagde (en meestal ongewenste) email, die naar duizenden e-mailadressen tegelijk gestuurd wordt. Meestal bevatten deze mails reclameboodschappen.

Spammen wordt ook aangeduid met de term UCE (Unsolicited Commercial Email).

Onze mailserver beschikt over een Spam-filter en houdt al een groot deel van de ongewenste mail tegen. Niet alles uiteraard aangezien een te 'strenge' filter ook gewenste berichten zou inhouden. Je kan uiteraard ook zelf extra spamfilters installeren (internet suites, emailclients ...)

D2D tolereert uiteraard niet dat u de servers misbruikt om anderen te spammen!

- Men scant webpagina's, op zoek naar e-mailadressen.
- Men scant nieuwsgroepen, op zoek naar e-mailadressen.
- Men probeert je te lokken naar een webpagina waar je je mailadres moet invullen.
- Men probeert mailadressen te 'raden': info@domein.be, contact@domein.be, voornaam.achternaam@domein.be, ...
- Men haalt mailadressen uit mails die volstaan met mailadressen: Sommigen forwarden forwards van forwards met een 'grappige' of 'suggestieve' inhoud, en die mail staat ondertussen vol met mailadressen.
- Men koopt lijsten aan met mailadressen van mensen, van bedrijven die zich met niets beters bezig te houden hebben.

Wees voorzichtig met het uitdelen van je mailadres:

Vul niet overal zonder nadenken je mailadres in. Wil je je mailadres proper houden, hou het dan voor jezelf, je contacten en je vrienden.

Neem een speciaal e-mailaccount bij een gratis provider voor het invullen van online formulieren:

Soms kan je niet anders dan je mailadres invullen op een webpagina. Maar doe dit niet met je hoofd-adres. Gebruik hiervoor een GMail-, een Yahoo!-, een Hotmail-account, ... waarvan je het niet erg vindt als er junkmail op terecht komt.

Gebruik een dienst als Mailinator:

Nog beter: als je een adres moet invullen omdat het echt niet anders kan, maar je verder niet langer geïnteresseerd bent in wat er op dat adres zal toekomen, en er geen kritische informatie (zoals paswoorden) naar dat adres zal verstuurd worden, vul dan een adres in dat eindigt op @mailinator.com (bv. tijdelijkadres@mailinator.com)

Mailinator is een dienst die je toelaat eender welk adres te controleren. Je hoeft geen paswoord in te vullen, je kan ook niet replyen of forwarden, gewoon eenmalig mail lezen. Mailinator houdt mails maximaal 24 uur bij, dus ideaal voor vluchtige registraties of contacten.

Wanneer je op nieuwsgroepen of fora post, vervorm dan je mailadres:

Wanneer je je mailadres vervormt maak je het moeilijk voor geautomatiseerde spammers om je mailadres te vinden, maar een echte persoon die jou wil contacteren, kan je adres wel achterhalen.
Bv. sam.spam@hotmail.com wordt sam.spam@DOEWEG.hotmail.com

Plaats je mailadres zo weinig mogelijk op webpagina's:

Deze tip ligt in de lijn van de eerste tip: wees voorzichtig met het uitdelen van je mailadres. Zet je je mailadres op een webpagina, dan deel je het uit aan de hele wereld. Het is dus beter een link te plaatsen.

Gebruik het BCC-veld bij e-mails:

Dit is helaas een tip die vooral door je vrienden en contacten moet toegepast worden, wil je er zelf resultaat van hebben. Iedereen heeft al massamails gekregen met grapjes of noodkreten, waarbij het hele adresboek ineens in het TO-veld gezet wordt. Op deze manier kan iedereen alle adressen meelezen. En het wordt per Forward, waarbij geen moeite genomen wordt om de adressen op te kuisen, alleen maar erger.

Het is mogelijk om massamails te sturen (als je dat al wil!) zonder dat iedereen kan zien naar wie alles gestuurd is. Als je jezelf in het To-veld zet, en alle andere adressen in het BCC-veld (Blind Carbon Copy), dan zal iedereen enkel jou adres als ontvangend adres zien. De rest geniet van een beetje welverdiende privacy.

Reageer nooit op SPAM:

Stuur nooit een reply op een SPAM met bijvoorbeeld ‘Gelieve te stoppen met mij te mailen’. Op die manier weet de spammer dat je je mails leest, en dat je een ideaal slachtoffer bent voor... meer mail!

Let dus ook op met vakantieboodschappen en automatische replies. Als je een vakantieboodschap hebt die op iedere mail antwoordt: 'Ik ben afwezig tot ...', dan wordt er ook op iedere SPAM gereageerd.

Wees ook steeds voorzichtig met 'Unsubscribe'-links onderaan ongevraagde mail, meestal dienen deze om je juist nog meer ongewenste mail te sturen. Een 'unsubscribe'-link onderaan een gevraagde mail (bv. een nieuwsbrief) is meestal wel veilig.

Bekijk je mails zonder afbeeldingen:

Wanneer je je mail bekijkt met afbeeldingen weet de spammer dat de mail gelezen is. Je kan het laden van afbeeldingen ‘default’ uitschakelen in je emailclient en de afbeeldingen ‘downloaden’ wanneer ze echt functioneel zijn.

Open nooit bestanden die als bijlage bij een email verstuurd werden, als ze van een onbekende, bedenkelijke of onbetrouwbare oorsprong (afzender) komen, of als de onderwerpregel bedenkelijk of onverwacht is.

Sommige virussen vermenigvuldigen en verspreiden zich via email. Zelfs indien de afzender u bekend is, kan u best 'beter voorkomen dan genezen' en eerst om bevestiging vragen of die email wel door afzender zelf verzonden is. (als er bijlagen aan verbonden zijn)

Download nooit bestanden van vreemden of zelfs als de onderwerpregel klinkt alsof ze u kennen. Denk eraan, er is slechts één bestandje voor nodig om een hele virusepidemie te starten.

Scan altijd digitale dragers (CD, DVD, USB sticks, ..) en digitale overdracht (Bluetooth, Infrarood, Wifi, LAN, ...) als u die van derden ontvangt. Als u zelf iets uitleent aan derden, altijd eerst scannen als u ze terug krijgt.

Wees voorzichtig bij het downloaden via Internet en vergewis u ervan dat de bron legitiem en betrouwbaar is. Verifieer dat een antivirus-programma de bestanden op de download-site controleert. Indien u niet zeker bent, download het bestand ofwel helemaal niet, of download het op een floppy en test het met uw eigen antivirus software.

Draag er altijd zorg voor dat u regelmatig back-ups maakt van alle belangrijke bestanden. Zorg er ook voor dat de 'restore' procedures uitgewerkt zijn. Mocht uw systeem toch nog door een virus besmet raken dan kan u tenminste uw meest belangrijke data snel terugplaatsen. Uw back-up zou altijd op een aparte locatie moeten ondergebracht worden, en dat is liefst niet op dezelfde computer.

Totaal verbod op wat illegaal in België en/of in het land waar u verblijft wordt beschouwd.

Soms treedt het fenomeen op waarbij u identiek dezelfde email meerdere malen ontvangt in uw e-mailprogramma.

De oorzaak hiervan is meestal te wijten aan het e-mailprogramma waarvan u gebruik maakt.

De inhoud van een mailbox moet u zien als een plain-text file waarin alle nieuwe e-mails worden aan toegevoegd. Dit is een statische file, wat concreet wil zeggen dat dit bestand nooit zelf acties zal uitvoeren op de server of naar een extern e-mailprogramma toe. Dit is een bestand dat enkel kan gelezen worden door een e-mailprogramma. Hierdoor zal een herstart van de POP -service ook geen resultaat bieden omdat deze service enkel de connectie verzorgt tussen het e-mailprogramma en de mailboxfile.

Een e-mailprogramma zal dan via het POP-protocol de inhoud van de mailbox inlezen en synchroniseren met de e-mails die al gedownload werden in het e-mailprogramma. Deze synchronisatie gebeurt aan de hand van een soort interne database in het e-mailprogramma zelf. Soms kan het gebeuren dat er problemen optreden binnen het e-mailprogramma waardoor de synchronisatie niet vlekkeloos verloopt. Het e-mailprogramma aanziet dan reeds gedownloade e-mails als nieuwe e-mails waardoor deze opnieuw gedownload worden.

Dit probleem is op te lossen door periodiek alle e-mails van de server te verwijderen door de optie "leave a copy on the server" uit te zetten.

Het e-mailprogramma connecteert dan met de mailbox en zal deze leegmaken als alle e-mails opgehaald zijn. Hierdoor zullen de e-mails die meermaals binnenkwamen niet meer opnieuw binnenkomen omdat het e-mailprogramma ze ook niet meer op de server vindt en dus deze e-mails ook niet meer kan synchroniseren.